Kỹ năng lập kế hoạch là gì? Quy trình lập kế hoạch hiệu quả nhất

Kỹ năng lập kế hoạch là gì? Quy trình lập kế hoạch hiệu quả nhất
Kỹ năng lập kế hoạch là gì? Quy trình lập kế hoạch hiệu quả nhất

Trong quá trình xây dựng và phát triển đơn vị của mình, các doanh nghiệp cần phải nắm vững tình hình hoạt động hiện tại, xác định mục tiêu, phân tích đối thủ cạnh tranh để hoạch định đường lối phát triển trong tương lai. Đây chính là lý do mà các doanh nghiệp cần lập kế hoạch kinh doanh chi tiết và cụ thể. Nếu hoạt động của một doanh nghiệp là con đường chưa có ánh sáng thì bản kế hoạch kinh doanh chính là ngọn đèn giúp bạn bước đi vững chắc về sau. Chính vì vậy, xây dựng một bản kế hoạch kinh doanh chi tiết là việc làm quan trọng, quyết định chiến lược phát triển kinh doanh của doanh nghiệp. Vậy, kỹ năng lập kế hoạch là gì? Các bước lập kế hoạch kinh doanh như thế nào? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu ngay qua những chia sẻ dưới đây.

1. Kỹ năng lập kế hoạch là gì?

Kỹ năng lập kế hoạch là khả năng suy nghĩ và quản lý thành công các hoạt động, với sự trợ giúp của bất kỳ nguồn lực sẵn có nào, để đạt được các mục tiêu cụ thể được gọi là kỹ năng lập kế hoạch của một người. Về cơ bản, lập kế hoạch là một lộ trình hướng dẫn chúng ta cách hoàn thành một nhiệm vụ trước khi bắt đầu nó.

Nói một cách đơn giản, các kỹ năng cho phép bạn quản lý bản thân, đồng nghiệp, các nguồn lực sẵn có bao gồm thời gian và các điều kiện xung quanh để đạt được mục tiêu mong muốn được gọi là kỹ năng lập kế hoạch. Cho dù bạn đang thực hiện một dự án nhỏ hay điều hành một doanh nghiệp, kỹ năng lập kế hoạch sẽ giúp bạn nhìn về phía trước, tập trung vào mục tiêu cụ thể cần đạt được và quyết định những bước cần thiết để hoàn thành công việc.

kế hoạch là gì

2. Tại sao phải xây dựng kế hoạch?

Sau khi tìm hiểu kế hoạch là gì, bạn hãy đọc nội dung dưới đây để hiểu rõ về lý do tại sao chúng ta nên xây dựng kế hoạch.

2.1 Tập trung vào mục tiêu

Việc thiết kế một kế hoạch sẽ giúp bạn đặt ra những mục tiêu cụ thể cho doanh nghiệp. Điều này sẽ giúp bạn tập trung nguồn lực cho việc thực hiện các mục tiêu đó. Những mục tiêu quan trọng sẽ được thực hiện trước còn những mục tiêu khác sẽ được tiến hành sau.

kế hoạch là gì

2.2 Giảm thiểu sự không chắc chắn

Không ai có thể đoán được việc gì sẽ xảy ra trong tương lai đặc biệt đối với môi trường kinh doanh luôn thay đổi. Vì vậy, việc thiết lập kế hoạch trong tương lai để đảm bảo mọi thứ diễn ra theo mục tiêu đưa ra. Điều này sẽ làm giảm thiểu sự không chắc chắn hay những bất ổn có thể xảy ra dựa vào kinh nghiệm và tình hình hiện tại.

kế hoạch kinh doanh là gì

2.3 Tối ưu hóa nguồn lực

Những mục tiêu đã được đưa ra, người lãnh đạo cần phải tập hợp tất cả nguồn lực để các hoạt động được vào vận hành và sử dụng tốt nhất có thể. Nhờ đó, nguồn lực sẽ được tối ưu hóa và hiệu quả công việc cũng được nâng cao.

kế hoạch là gì

2.4 Tính kinh tế trong điều hành

Bạn sẽ xác định các mục tiêu của dự án trước khi lựa chọn một phương pháp phù hợp để có thể hoàn thành theo mục tiêu này. Việc này sẽ giúp bạn tránh được tình trạng lãng phí nguồn lực vào việc lựa chọn.

lập kế hoạch là gì

2.5 Hợp tác tốt hơn

Tất cả các nhân viên trong nhóm dự án cần phải nỗ lực và phối hợp với nhau để nhanh chóng đạt được những mục tiêu đã đề ra trong bản kế hoạch. Việc thiết lập kế hoạch sẽ giúp cho sự hợp tác trong tổ chức diễn ra tốt hơn và từ đó dễ dàng đạt được thành công hơn.

READ  Củ sen xào tỏi ớt

kế hoạch là gì

2.6 Công cụ kiểm soát hiệu quả

Việc lập kế hoạch sẽ giúp bạn thiết lập được các mục tiêu và đưa ra những tiêu chuẩn để đánh giá. Điều này sẽ giúp cấp trên hay ban quản lý có thể đánh giá hiệu quả công việc của cấp dưới. Nhờ đó, những sai lệch sẽ được sửa chữa kịp thời bằng các biện pháp khắc phục.

kế hoạch là gì cho ví dụ

2.7 Hoạt động phân quyền

Một lợi ích khi lập kế hoạch là tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động phân quyền. Việc thực hiện hoạt động phân quyền sẽ được thực hiện qua quá trình lập kế hoạch. Vì mỗi người đều có những mục tiêu cố định riêng nên việc phân quyền sẽ giúp nhân viên có những quyền hạn cần thiết để thực hiện công việc.

>> Xem thêm: quét mã QR có trên hình ảnh

kế hoạch là gì

Bên cạnh những mặt có lợi của việc lập kế hoạch thì còn có một số mặt trái như thiếu những dữ liệu đáng tin cậy… Ngoài ra, việc lập kế hoạch sẽ tiêu tốn rất nhiều thời gian khiến các công đoạn liên quan có thể bị chậm trễ. Bên cạnh đó, việc chi trả chi phí cho quá trình thu thập thông tin và thử nghiệm sẽ rất tốn kém, gây ảnh hưởng đến những hạn mục khác.

Đặc biệt, những yếu tố bên ngoài cũng có thể tác động đến việc lập kế hoạch như các yếu tố về kinh tế, xã hội, chính trị và pháp luật, công nghệ, thời tiết… Khi gặp những tình huống không thể lường trước được thì việc bạn cần làm ngay lúc đó là hành động thật nhanh chóng, linh hoạt chứ không phải dựa vào kế hoạch đã lập từ trước.

3. Các loại kế hoạch trong doanh nghiệp

Chúng tôi sẽ cung cấp đến bạn khái niệm về các loại kế hoạch trong doanh nghiệp mà bạn cần phải biết qua nội dung dưới đây.

3.1 Kế hoạch chiến lược

Kế hoạch chiến lược là đưa ra những mục tiêu dài hạn có phương thức thực hiện dựa trên cơ sở phân tích môi trường và vị trí tổ chức của môi trường đó. Bản kế hoạch này thường do các nhà lãnh đạo, nhà quản lý doanh nghiệp thiết kế theo những mục tiêu tổng thể của tổ chức.

kế hoạch là gì

3.2 Kế hoạch tác nghiệp

Đây là một kế hoạch trình bày chi tiết các chiến lược đã được cụ thể hóa nhằm giúp các doanh nghiệp biết mình phải làm thế nào để đạt được những mục tiêu đã đặt ra. Kế hoạch tác nghiệp đảm bảo tất cả nhân viên trong tổ chức điều nắm rõ các mục tiêu và xác nhận được trách nhiệm của mình trong việc thực hiện nhiệm vụ để đạt được những kết quả đã dự định trước đó.

kế hoạch cụ thể

3.3 Kế hoạch tài chính

Kế hoạch tài chính sẽ giúp bạn xác định những công việc cần làm nhằm đạt được những mục tiêu cụ thể về tài chính trong một quản thời gian nhất định, ngắn hạn hoặc dài hạn. Kế hoạch thường sẽ liệt kê thông tin về các hoạt động, nguồn lực, điều kiện và thời gian cần thiết để đạt được mục tiêu đã đặt ra.

kế hoạch là gì

3.4 Kế hoạch kinh doanh

Kế hoạch kinh doanh là bảng mô tả tổng thể quá trình kinh doanh của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nào đó. Kế hoạch này giúp bạn xác định và đánh giá việc kinh doanh đã đạt những kết quả như thế nào và tìm kiếm những triển vọng có thể phát triển trong tươi lai.

khái niệm kế hoạch là gì

3.5 Kế hoạch Marketing

Kế hoạch Marketing hay còn gọi là kế hoạch tiếp thị thường được dùng để phác thảo các ý tưởng quyết định quảng cáo và tiếp thị. Kế hoạch này sẽ mô tả các hoạt động kinh doanh liên quan đến quá trình hoàn thành các mục tiêu tiếp thị cụ thể trong một khoảng thời gian nhất định.

READ  Cách làm bánh bột lọc nhân đậu xanh lạ miệng

kế hoạch cụ thể

4. Các bước trong lập kế hoạch là gì?

Khi bạn có ý tưởng thì đừng chần chừ mà hãy tiến hành xây dựng một bản kế hoạch cho riêng mình. Để có thể xây dựng một bản kế hoạch dễ dàng hơn, bạn hãy làm theo trình tự các bước sau đây:

4.1 Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc

Trước khi bắt đầu xây dựng kế hoạch, bạn cần phải xác định rõ mục tiêu và yêu cầu công việc. Cụ thể các việc cần làm ở bước này là bạn cần phải xác định được thời gian thực hiện, các kết quả cần thu được và chỉ ra các điểm kết thúc cần làm.

kế hoạch là gì

4.2 Xác định nội dung công việc

Xác định nội dung của công việc chính là các bước thực hiện công việc thông qua việc xác định 3W (Ai? Ở đâu? Khi nào?):

  • Địa điểm: Nơi thực hiện kế hoạch, nơi bố trí nguồn lực của kế hoạch.
  • Thời gian thực hiện: Thời gian bắt đầu và kết thúc, quá trình điều chỉnh. Bên cạnh đó, bạn cần phải xác định mức độ quan trọng và khẩn cấp cho từng giai đoạn.
  • Đối tượng thực hiện kế hoạch: Bao gồm người thực hiện kế hoạch, người hỗ trợ, kiểm tra, giám sát, báo cáo và người chịu trách nhiệm cho kế hoạch.

bản kế hoạch là gì

4.3 Xác định phương thức, cách tiến hành

Xác định phương thức, cách thức tiến hành là công việc xác định tài liệu hướng dẫn cùng với tiêu chuẩn cho từng công đoạn, cách vận hành máy móc… Ngoài ra, bạn còn cần phải xác định các kế hoạch trước đó, những nhiệm vụ đang hoặc chưa được giải quyết và các công việc mới xác định.

kế hoạch là gì

4.4 Xác định việc thực hiện, phân bổ nguồn lực

Các yếu tố cần được xác định các phương pháp giám sát và kiểm tra các nguồn lực là:

  • Nguồn nhân lực.
  • Tài lực (Tiền bạc).
  • Vật lực như nguyên liệu, hệ thống cung cấp, máy móc, công nghệ.
  • Cuối cùng là phương pháp làm việc (những nguyên tắc, quy cách tiến hành).

một kế hoạch hợp lý là gì

5. Cách đánh giá và lựa chọn kế hoạch tối ưu nhất

Khi bắt tay vào thiết lập một kế hoạch và lên phương án thực hiện kế hoạch, bạn cần phải xem xét những điểm mạnh và điểm yếu liên quan đến phương án. Bạn hãy dựa theo tiêu chuẩn sau đây để đánh giá và lựa chọn kế hoạch tối ưu nhất:

  • Kế hoạch nào sử dụng có hiệu quả cho các nguồn lực của tổ chức?
  • Kế hoạch nào ảnh hưởng mạnh đến mục tiêu?
  • Kế hoạch nào phản ánh tốt hệ thống tiêu chuẩn đã chọn?
  • Kế hoạch nào được sự ủng hộ của tất cả nhân viên khi thực hiện?
  • Cuối cùng là kế hoạch nào có chi phí thấp nhất?

kế hoạch là gì

Bên cạnh đó, bạn không nên chỉ lập duy nhất một bản kế hoạch mà cần phải dự trù thêm khoảng 2 hoặc 3 phương án khác. Bằng cách này, bạn sẽ dễ dàng đối phó với rắc rối xảy ra bất ngờ khi thực hiện kế hoạch ban đầu và từ đó kịp thời đề xuất những phương án giải quyết.

Trên đây, kinhnghiemdulichnhatrang.com đã chia sẻ về các bước hướng dẫn lập kế hoạch kinh doanh mà bạn cần lưu ý trước khi bắt tay vào thực hiện. Hy vọng sau bài viết này sẽ giúp ích cho bạn để biết cách lên kế hoạch kinh doanh một cách hiệu quả, hỗ trợ cho định hướng sự nghiệp của bạn. Chúc bạn thành công!

LẬP KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG | TS LÊ THẨM DƯƠNG MỚI NHẤT NĂM 2020